Renovar el parque de notebooks no es solo comprar equipos nuevos. Cuando se trata de decenas o cientos de puestos, el verdadero desafío está en elegir bien qué comprar para cada usuario, coordinar las entregas sin frenar la operación y cerrar el ciclo con los equipos viejos. Una renovación bien planificada evita sobrecostos, reclamos internos y equipos que quedan chicos al año.
Esta guía resume el proceso que recomendamos, en ocho pasos.
¿Cuándo conviene renovar?
No hay una fecha fija: depende del uso y del tipo de equipo. Estas son las señales más claras de que llegó el momento:
- Los equipos ya no soportan el software de trabajo o el sistema operativo dejó de recibir actualizaciones de seguridad.
- Aumentan las fallas y los pedidos a soporte, y el costo de reparar empieza a acercarse al de reemplazar.
- Vencieron las garantías y cada falla implica un gasto imprevisto.
- La batería, la memoria o el disco limitan el trabajo diario: arranques lentos, poca autonomía, falta de espacio.
- El parque es muy heterogéneo (muchos modelos y generaciones distintos), lo que complica el soporte y la seguridad.
En la práctica, muchas organizaciones planifican la renovación en ciclos de varios años y escalonan los recambios por área, para no concentrar toda la inversión en un solo período.
Paso 1: hacer un inventario real
Antes de definir qué comprar, hay que saber qué hay. Un buen inventario incluye, por cada equipo: usuario y área, modelo, antigüedad, procesador, memoria, disco, estado de la batería, sistema operativo y vencimiento de la garantía. Con esa información aparecen enseguida los equipos críticos y los que todavía pueden esperar.
Paso 2: agrupar a los usuarios por perfil de uso
El error más común es comprar el mismo equipo para todos. Lo más eficiente es definir pocos perfiles y asignar a cada persona el suyo. Por ejemplo:
- Administrativo: ofimática, correo, navegador y sistema de gestión.
- Usuario avanzado: planillas pesadas, análisis de datos, muchas aplicaciones abiertas a la vez.
- Diseño e ingeniería: CAD, BIM, render o edición, con gráficos dedicados y pantalla de calidad.
- Movilidad y campo: trabajo en planta, obra o yacimiento, donde conviene un equipo robusto resistente a golpes, polvo y vibración.
- Dirección: equipos livianos, con buena autonomía y videoconferencia de calidad.
Paso 3: definir la especificación de cada perfil
Para cada perfil, conviene fijar una especificación mínima y no un modelo puntual. Así se pueden comparar alternativas de distintas marcas en igualdad de condiciones. Los puntos a definir son:
- Procesador y memoria RAM, pensando en el uso de los próximos años y no solo en el actual.
- Almacenamiento en disco de estado sólido (SSD) y su capacidad.
- Pantalla: tamaño, resolución y si hace falta antirreflejo.
- Peso y autonomía de batería, clave para quienes se mueven.
- Conectividad: puertos, Wi-Fi, y si hace falta red móvil.
- Seguridad: lector de huellas, cámara con tapa, chip de seguridad.
- Garantía: plazo, modalidad (en sitio o en taller) y tiempo de respuesta.
En organismos públicos, esta especificación es la base de la ficha técnica del pliego. Una ficha clara y neutral, que no apunte a una sola marca, amplía la competencia y reduce impugnaciones.
Paso 4: mirar el costo total, no solo el precio
El equipo más barato rara vez es el más económico. El costo total de propiedad incluye el precio de compra, la garantía, el soporte, el tiempo de configuración, las fallas y la vida útil esperada. Un equipo con mejor garantía y repuestos disponibles suele costar menos a lo largo de su vida.
También conviene definir los accesorios junto con el equipo: dockings, monitores externos, teclados, mouse, mochilas y cargadores. Comprarlos después, por separado, suele salir más caro y generar demoras.
Paso 5: preparar la imagen y la configuración
Para que cada equipo llegue listo para usar, se arma una imagen estándar por perfil, con el sistema operativo, las aplicaciones, las políticas de seguridad y los accesos a la red. Así se ahorra tiempo de soporte y todos los equipos quedan configurados igual.
Paso 6: planificar las entregas por etapas
Una renovación grande se hace por tandas: por área, por sede o por piso. Para cada tanda conviene acordar:
- Fecha y horario de entrega, idealmente en momentos de baja actividad.
- Copia y migración de los datos de cada usuario al equipo nuevo.
- Una breve inducción, sobre todo si cambia el sistema operativo.
- Un acta de entrega con el número de serie de cada equipo y su usuario.
Paso 7: retirar los equipos viejos de forma segura
Los equipos que salen de servicio contienen información de la organización. Antes de darles otro destino hay que hacer un borrado seguro del disco, o destruirlo si la información es sensible, y dejarlo documentado. Después se decide si se reasignan a usos menos exigentes, se donan o se envían a un circuito de reciclaje de residuos electrónicos.
Paso 8: cerrar con soporte y registro
La renovación termina cuando queda actualizado el inventario, registradas las garantías de cada equipo y definido el canal de soporte para los primeros meses, que es cuando aparecen las consultas y los ajustes.
Checklist rápido
- Inventario completo del parque actual
- Perfiles de usuario definidos
- Especificación mínima por perfil
- Comparación de alternativas por costo total
- Accesorios incluidos en la compra
- Imagen estándar por perfil
- Cronograma de entregas por tandas
- Migración de datos y actas de entrega
- Borrado seguro y destino de los equipos viejos
- Inventario y garantías actualizados
Errores frecuentes
- Comprar el mismo equipo para todos los usuarios.
- Elegir solo por precio, sin mirar garantía ni soporte.
- Entregar todos los equipos el mismo día, sin plan de migración.
- Olvidar los accesorios y comprarlos después.
- Descartar los equipos viejos sin borrar la información.
¿Necesitás ayuda con tu renovación?
En Mercados Digitales acompañamos renovaciones de parque de punta a punta: relevamos el parque actual, definimos los perfiles y las especificaciones, comparamos alternativas de distintas marcas, coordinamos las entregas y damos soporte posterior. Para organismos públicos preparamos además la documentación para el pliego. El primer asesoramiento es sin costo.